Assistant de direction

Apporte une aide permanente, à un directeur de service en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

1 - Caractéristiques du métier

Appellations de l'emploi

Secrétaire de direction

Compétences requises

L'assistant de direction fait preuve d'un grand sens de l'organisation. Réactif, il sait anticiper et intégrer les priorités dans la gestion quotidienne de ses activités. Maitrisant les règles de la communication orale et écrite, il connaît les techniques de prise de note et de rédaction de documents de formes et contenus divers. Doué d'un très bon relationnel, il sait adapter sa communication et travailler en transversalité avec l'ensemble des acteurs et partenaires de la structure.

Exigences organisationnelles

Travail en bureau avec des horaires pouvant être ponctuellement variables selon les pics d'activités ou les responsabilités de la personne assistée.

Ambiance de travail et contraintes physiques

"L'assistant de direction occupe un poste principalement sédentaire. Le travail sur écran représente une partie importante du métier. L'assisant de direction est amené à maintenir une posture assise statique pendant de longues périodes. L'agent peut être exposé à une charge mentale importante (gestion des délais, polyvalence des tâches, interruption de tâches...).
Selon la configuration des locaux et l'organisation de la structure, l'assistant de direction peut travailler seul ou en équipe."

Accès au métier

- Formation ou diplôme obligatoire : aucun
- Formation ou diplôme facultatif (facilitant l’accès) : BEP métiers du secrétariat, BTS assistant de direction, itinéraire métier « assistant de direction » (4 modules)

2 - Prévention de l’usure professionnelle

Aire des facteurs d'usure professionnelle

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Moyens de prévention fondamentaux à mettre en œuvre

Humain

Sensibilisation sur les différents risques
Sensibilisation à l'ergonomie au poste de travail
Formation aux outils bureautiques
Surveillance médicale par le médecin de prévention

Organisationnel

Penser aux aménagements des espaces de travail
Alterner les taches de travail
Effectuer des pauses
Favoriser la dématérialisation
Réaliser des réunions d'équipe

Technique

Fauteuil de bureau adapté à l'agent
Ecran plat anti-reflets
Repose-pieds
Repose-poignets
Porte-documents
Casque téléphonique
Eclairage d'appoint

3 - Mobilité

Aires de mobilité dans la FPT

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Assistant de direction

Assistant de gestion ressources humaines

Assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

Assistant de gestion financière, budgétaire ou comptable

Assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes, la tenue de régies d'avances ou de recettes. Assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.

Chargé de communication

Le chargé de communication conçoit et met en œuvre des actions de communication dont des événements. Développe la création, assure la qualité et la cohérence des formes et des contenus de communication

Chargé de la commande publique

Conçoit les contrats publics et les dossiers de consultation des entreprises. Conseille les élus et les services quant aux choix des procédures et à l'évaluation des risques juridiques. Gère la politique d'achat de la collectivité dans une optique de transparence. Gère administrativement et financièrement des marchés publics en liaison avec les services concernés.

Secrétaire de mairie

Met en œuvre, sous les directives des élus, les politiques déclinées par l'équipe municipale. Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines. Peut être amené à exécuter toutes les missions administratives d'une collectivité (état-civil, urbanisme, affaires scolaires, etc.)